naum100 / Depositphotos.com

Минфин России завершил работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.

Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России. Это значит, что совсем скоро нам предстоят серьезные перемены как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота. Возможно, после регистрации какие-то положения Приказа № 103 будут скорректированы, однако это не мешает нам ознакомиться с основными блоками изменений, утвержденных Минфином России.

Электронные документы и регистры

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

Код формы

Наименование формы

Для каких целей применяется, комментарии

0504512

Решение о командировании на территории РФ

Для направления работника / подотчетного лица в служебную командировку на территории РФ и расчета размера командировочных расходов

0504513

Изменение Решения о командировании на территории РФ

Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчета размера командировочных расходов по ранее утвержденному Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки

0504515

Решение о командировании на территорию иностранного государства

Для направления работника/ подотчетного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчета размера командировочных расходов

0504516

Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства

Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515)

0504517

Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей

Для формирования расчета суммы компенсации работникам –»северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/ подотчетным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов

0504518

Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема

Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчетное лицо товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчетный сотрудник.

0504520

Отчет о расходах подотчетного лица

Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф.ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518)

Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований из учетной политики нужно убрать.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Просто для применения будет две формы отчета по подотчетным суммам:

Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге; Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде.

И еще один важный момент: в новых первичных документах многие разделы подписываются сотрудниками, составляющими этот документ, простой ЭЦП; квалифицированной ЭЦП заверять документ будет, в частности, руководитель учреждения. Учитывая, что изготовление квалифицированной подписи значительно более длительное и сложное, новый подход в к оформлению «первички» должен значительно упростить работу.

Помимо новых первичных документов, в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета:

Код формы

Наименование формы

Назначение формы

0504093

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

В журнале будут регистрироваться приходные и расходные кассовые ордера, сформированные в электронном виде с использованием электронного документооборота

0504094

Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами

Здесь будут отражаться командировочные, компенсационные, иные выплаты и доходы в натуральной форме, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Основанием для отражения таких доходов будут:

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), ведомость выдачи подарков, договор дарения, другие документы, подтверждающие полученные доходы

Теперь ответим на несколько острых вопросов, связанных с началом применения новой электронной «первички» и регистров:

Для кого применение этих электронных документов станет обязательным и когда?

В обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных Бюджетным кодексом. Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центов бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года. Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационно-технической возможности.

Подробнее о передаче указанных полномочий смотрите здесь.

Как и когда применять новые электронные документы будут остальные учреждения?

Для учреждений, не относящихся к вышеуказанной категории, то есть тех, кто:

передали полномочия по ведению бюджетного/ бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору; ведут учет самостоятельно

жестких сроков начала применения новых документов не установлено. Определить для себя необходимость использования в работе этих форм и дату перехода на их применение такие учреждения могут в своей учетной политике, а централизованные бухгалтерии – в Единой учетной политике.

Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)?

Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в «бумажном» документообороте и установить дату начала применения.

Новые Журналы операций – для всех учреждений

Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:

Код формы

Наименование формы

0504071

Журнал по исправлению ошибок прошлых лет

0504071

Журнал операций межотчетного периода

Изменения в действующих документах – для всех учреждений

Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных учетных документов и правила их применения. Многие изменения носят «технический» характер, но есть и более существенные, и касаются они всех учреждений и ЦБ:

Код формы

Наименование формы

Было

Стало

Первичные учетные документы

0504204

Требование-накладная

Документ применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или МОЛ, а также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств

Форма больше не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Для этих целей теперь оформляется Приходный ордер (ф. 0504207)

0504805

Извещение

Использовалось при оформлении расчетов по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств

Теперь форма имеет два назначения:

Извещение – бухгалтерский документ: как и прежде, оформляется для отражения в учете взаимосвязанных операций на основании других первичных документов, например, при приемке-передаче имущества, активов и обязательств, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах. Извещение – первичный учетный документ: применяется для отражения взаимосвязанных операций между субъектами учета, по которым нет унифицированных первичных документов; Пример: как основание для проводки Дт 401 40 – Кт 401 10 при признании доходов текущего года по субсидиям от учредителя

0504833

Бухгалтерская справка

Применялась при оформлении операций, для которых не предусмотрено унифицированных первичных документов

Теперь также имеет два назначения:

Бухгалтерская справка – первичный учетный документ: по-прежнему используется для отражения операций, по которым нет унифицированных первичных документов. Бухгалтерская справка – бухгалтерский документ: применяется для отражения записей на основании другого первичного учетного документа, например, электронного, а также при отражении операций, по исправлению ошибок